フリーランスや個人事業主がクライアントへ報酬を請求する際には、請求書を送付するのが一般的です。しかしこれまでフリーランスとして請求書を送ったことがない方の場合、どのように作成すればよいか分からない……と感じるのではないでしょうか。
そこで今回は、フリーランスに必要な「請求書」の役割や作り方、注意点などをご紹介します。フリーランスとして独立をお考えの方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
フリーランスが作成する請求書の役割とは？
フリーランスとなった人の体験談などを読むと、「請求業務が大変」という話を見かけることがあります。そもそもこの「請求」とは、契約先の企業や個人クライアントなどに対し、フリーランスが仕事をした対価となる「報酬」を請求することを指します。そして、請求の際に必要な事項をまとめた書面を「請求書」と呼ぶのです。
フリーランス側が請求書に必要事項を記載し、取引先へ送付すると「請けた仕事内容や請求先」「報酬金額」「支払期日」などの証明になります。送付し手元に控えを残しておくことで請求をした事実の記録となり、未払いの防止や照明につながります。
また、控えを残しておくことには確定申告をスムーズにする効果も。フリーランスの中には取引先の都合で請求書を作成しないケース（クラウドソーシングの利用など）や、メール・チャットなどによる請求でOKなケースもあります。
しかし、請求書の発行を依頼するクライアントが多いこともまた事実です。フリーランスとして活躍をしたいなら、請求書の作り方を押さえておくことをおすすめします。
フリーランスは要チェック！請求書の作り方
フリーランスが請求書を作成する場合は、次の5つの項目を必ず記載する必要があります。
- 請求書作成者の氏名（または名称）
- 取引年月日
- 取引の内容
- 取引の税込金額
- 書類交付を受ける事業者の氏名、または名称
これらは税の申告で必要な「最低限の項目」です。
ただし、これだけで分かりにくい場合には適宜項目を追加することもできます。
フリーランスの請求書に記載したい項目は？請求書の作成例
請求書を分かりやすくするには、項目を追加するとよいでしょう。以下の請求書のサンプルを使ってご説明します。
- 帳票のタイトル
- 請求書の宛名（請求先となる会社や個人名）
- 請求者の氏名（名称）や住所、電話番号などの連絡先
- 請求書番号（自分が管理しやすくなるため、あると便利です）
- 請求日（請求書の発行・作成日）
- 請求金額
- 支払い期限
- 品目、単価、数量、価格
- 小計と消費税、その合計額
- 振込先
明細部分では、次の項目を表記します。
また、振込み先間違いなどのトラブルを防ぐためにも⑩振込先を明記しておくとなお安心です。
項目を追加し情報を見やすく整理することで、トラブルを防ぎ、自分自身でも管理がしやすくなるメリットがあります。
今回のサンプル請求書はExcelで作成しましたが、ネット上には便利な無料テンプレートが公開されています。例えばクラウド型見積・納品・請求書サービスを展開する「misoca」のサイトでは、請求書のExcelテンプレートを無料公開しています。フリーランスになった場合、こうしたテンプレートをうまく活用すれば、請求業務の時短につながるでしょう。
忙しいフリーランスは請求書作成サービスを利用するのも◎
また、忙しいフリーランスには「請求書サービス」の利用もおすすめです。先述の「misoca」では、流れに沿って入力するだけで請求書がすぐに作成できるサービスを提供しています。面倒な源泉徴収税の計算も自動で行ってくれるため、効率化をはかりたいフリーランスにはぜひおすすめします。
フリーランスが知っておきたい請求書の注意点
フリーランスとして請求書を作成する場合には、以下の3点を知っておく必要があります。
- 請求書の発行日はクライアントの締め日
- 請求書の金額から源泉徴収や振込手数料が引かれて振り込まれる
- Excelファイルのままだと改ざんされる場合があるため、PDFに変換して送る
具体的にどう注意すべきなのか、順にチェックしてみましょう。
請求書発行日はクライアントの請求締め日に合わせる
取引先が法人の場合、フリーランスは先方が指定する締め日に応じて請求書を発行・送付するのが一般的なマナーです。
仮に締め日を過ぎてから発行してしまった場合、実際の支払いが1カ月遅れてしまう可能性があるため、あらかじめ締め日をしっかりと確認しましょう。
請求金額から引かれて入金される場合がある
ライターの原稿料やデザイン料、講演料など、フリーランスの事業内容によってはクライアント側が源泉徴収税を引いた状態で入金されるケースがあります。また、振込手数料がフリーランス側の場合、こちらも差し引かれての入金額となります。どれくらいの割合で引かれるのかあらかじめ確認しておくことをおすすめします。
書面はPDFで送付するのが吉
めったにないことですが、フリーランスの中には「過去にExcelファイルのまま請求をおこなったあと、取引先が金額を改ざんして少ない金額で入金された」という方もいるようです。もちろんこれはクライアント側に非がある行為であり、決して起きてはならないことです。しかしフリーランス側も、自衛のために書面をPDF化してから送付するなどの自衛をしましょう。
フリーランスの請求業務は効率よく行おう
フリーランスが作成・発行する請求書は報酬を得るうえで重要な書類となります。必要な記載事項が明記されているかを必ず確認し、控えを残して確定申告の税務処理へ役立てましょう。
また、相手が指定する請求書フォーマットがない場合は、請求書作成ツールを活用するのも良い方法です。忙しいフリーランスにとってとても助かるサービスであり、抜けや漏れ、計算間違いが生じにくくなるメリットがあるので、うまく利用してみましょう。