オフィスそのものを借りるのではなく、会社の住所や電話番号をレンタルできる「バーチャルオフィス」。最近ではバーチャルオフィスを利用して個人、SOHO、法人等でビジネスを展開するケースも増えつつあります。
そんなバーチャルオフィスは、業種によって向き・不向きがあるのをご存知でしょうか？ さっそく、バーチャルオフィスに向いている業種、向いていない業種をチェックしてみましょう。
バーチャルオフィスとはどんなサービス？
バーチャルオフィスは、低コストで会社の住所や電話番号を借りられるサービスです。
近年は働き方が多様化するとともに、バーチャルオフィスの認知度も徐々に高まりつつあります。特に起業時のコストを抑えたい事業主や、オフィスを持たずに事業をおこないたい方などに人気です。
具体的にはどのようなサービスなのか、順に見ていきましょう。
会社住所として使える
バーチャルオフィスの住所は法人登記や名刺、会社のサイトなどに使用できます。
法人登記そのものは自宅住所でも申請可能ですが、その場合自宅の住所が会社住所として公表されてしまいます。
しかし、バーチャルオフィスならばその心配もありません。プライバシーを守りながら事業を続けられるのは、バーチャルオフィスの魅力だといえるでしょう。
郵便受取・転送サービスや、荷物預かりサービスが利用できる
バーチャルオフィスのオプションでは、郵便物を受け取ったあと自宅へ転送してくれるサービスや、荷物を預けられるレンタルロッカーを利用できる場合も。こうしたサービスは会社宛てに届く書類を受け取る際や、各種重要書類の保管をしたいときなどに便利です。
本人確認が必要な郵便物は自宅で受け取りが必要ですが、その他の郵便物はバーチャルオフィスの住所で一時的に預かってもらえます。郵便物は自宅へ転送してもらえるほか、事前予約をすれば直接受け取りも可能です。
上手に活用すれば郵便物の管理がしやすくなるでしょう。
事業にかかるコストが少なく済む
よく耳にする「レンタルオフィス」「シェアオフィス」との違いは、実際に仕事をする場所を提供しているわけではなく、あくまで事業に必要な住所・電話番号を借りるという点です。オフィスを借りる際の補償金や家賃、光熱費といった高額なコストがかからず、低価格で会社の“連絡先住所”を用意することができます。
一等地の住所が借りられる
バーチャルオフィスの多くは都市部の一等地にあります。実際に事業をおこなう場所が地方であったとしても、登記上の会社住所は一等地の住所となります。住所が一等地にあることで、会社のイメージアップ・信頼性の向上などにつながる可能性も高いでしょう。
バーチャルオフィスに向いている業種は？
バーチャルオフィスはメリットも多いですが、利用にあたって向いている業種・向いていない業種があるのも事実です。
バーチャルオフィスに向いている業種には、どのようなものがあるのでしょうか？
自分1人でできる業種
ライターやデザイナー、エンジニア、プログラマーなどは、場所に縛られず自分1人で事業を継続していくことも可能な業種です。そのため、バーチャルオフィスに向いています。
また、従業員がおらず社長（自分）だけで会社を運営している場合も、コストを大幅に抑えることができるでしょう。特に起業したての場合は、なるべくコストを抑えつつ事業を成長させていくことが重要になります。バーチャルオフィスを利用すれば家賃や光熱費、オフィスのレンタル費用などの経費も不要です。
訪問型・現場型の仕事
一定のオフィスを構えず、常に出向先などの現場で仕事をおこなう業種もバーチャルオフィス向きです。
例えばセミナー講師やコンサルタントなどの訪問型ビジネスや、ヘアメイク、スタイリスト、スポーツやフィットネスのインストラクター、整体師、司会業などの業種は、バーチャルオフィスを利用するメリットが大きいといえます。
ネットショップなどの無店舗小売業
ECサイトなどで手元にある商品を販売する無店舗小売業には、バーチャルオフィスを活用している方も多く存在します。条件を満たせば特定商取引表示にバーチャルオフィスの住所を使用できるため、実店舗がなくともショップ運営が可能です。
雑貨や服飾品等の販売会社
雑貨・服飾品や健康器具などを自社で製造し、商品を販売している会社の中には、実店舗を持っていないところも少なくありません。そのような場合でも、バーチャルオフィスを借りれば本社・支社との拠点として活用できるでしょう。
また、自宅で製造・販売をおこなう場合でも、バーチャルオフィスを利用したほうがよいケースもあります。自宅以外の住所があると、取引先からの印象もアップするからです。
これらをまとめると「一定の事務所（事業所）を必要としない」業種で、なおかつ「自宅や現場で勤務する業種」であれば、バーチャルオフィスを有効活用できるといってよいでしょう。
バーチャルオフィスはこんな人・会社にも向いている
バーチャルオフィスは以下のような方にも向いています。バーチャルオフィスを利用することで得られるメリットが大きいのであれば、利用を検討してみるとよいでしょう。
自分や家族のプライバシーを守りたい方
自宅を会社住所にすると、どうしても個人情報の漏洩リスクが高まります。「顧客が勤務時間外に自宅に訪ねてくる」「居住物件を特定されてつきまとわれる」などのトラブルや犯罪に巻き込まれる可能性も、ゼロではありません。こうしたリスクは、女性の一人暮らしやお子さんがいるご家庭にとっては特に気になる点なのではないでしょうか。
「起業したけれど自宅住所を仕事に使いたくない」という方は、バーチャルオフィスの利用を検討してみましょう。仕事上の住所はバーチャルオフィスの住所ですので、自宅の住所が他人に知られることもありません。
企業サイトを立ち上げたりネットショッピング事業をおこなったりする場合も住所の表示が必要ですが、バーチャルオフィスを契約していれば、自宅住所をネットで公開しなくて済みます。
賃貸住宅に住んでいる方
賃貸住宅に住んでいて会社の法人登記をする場合、大家さんや管理人から許可をもらわないと手続きをすることができません。
また、登記には所定の手数料もかかります。もし今の住宅から引っ越しをするとなると、登記も新しい住所に変更する必要があります。
引っ越しの都度許可申請や登記の手間、手数料がかかることを考えると、バーチャルオフィスで登記をしておく方が手間も費用も少なくて済むのです。
会社のブランディングとして一等地の住所が欲しい方
会社の住所は、会社のブランディングに大きく関わります。
バーチャルオフィスを利用して都心の一等地を会社住所にすれば、会社の印象もかなり良くなるでしょう。また、バーチャルオフィスの住所は名刺や会社ホームページにも記載できます。
会社のイメージや信用性がアップすれば、事業を拡げていく上で有利に働く可能性も高くなります。
従業員数が少なく、顧客対応で苦心している方
従業員数が少ない会社の場合、顧客対応や電話対応などを少人数で担当することになります。
しかし、クレーム対応などで時間と労力を割かなければならなくなった場合には、少人数ゆえ業務が滞ってしまいかねません。
本来であれば営業等で多くの利益を得られたかもしれない場面で、対応のための拘束時間が長くなるのはもったいないといえます。
こうした会社の場合、バーチャルオフィスを利用するのも賢い方法です。
バーチャルオフィスには電話代行サービス付きのプランもあり、契約すれば専門スタッフに電話応対を代行してもらえます。電話内容はメールなどで知らせてもらえるため、後に自分や従業員が対応する場合でも安心です。
顧客対応の負担が軽減することで、業務の効率アップや利益向上が期待できるでしょう。
バーチャルオフィスに向いていない業種は？
メリットの多いバーチャルオフィスですが、業種によっては不向きな場合も。どのような業種が向いていないのか、順に見ていきましょう。
弁護士・司法書士などの一部の士業
弁護士や司法書士、税理士、建築士、会計士などの特定の許認可が要る業種は、バーチャルオフィスに向いていません。開業の申請や手続きにあたり、事務所を設ける必要があるためです。
バーチャルオフィスは「事務所としての実態がない」とみなされ、登録できないケースも多いのです。自宅の住所で許認可の手続きをしてバーチャルオフィスを連絡先として使用する方法もありますが、あくまで営業用の連絡先であり、事務所には利用できません。
一般派遣業
一般派遣業（有料職業紹介事業）は、開業する際に労働局を通じて認可を受ける必要があります。
許可を受ける際には「事業所面積が20㎡以上」「個人情報を保持できる構造」「事業所の位置が適切な場所にある」などの条件を満たさなければいけません。
バーチャルオフィスの性質では申請に必要な書類を用意できない可能性も高く、事業所として申請するのは難しいでしょう。
不動産業
不動産業は開業にあたり事務所のスペースや規模、設備などの規定が設けられています。バーチャルオフィスの場合は事業所としてスペースを利用できるわけではないため、この規定に当てはまらないのです。
金融商品取引業者
「投資運用業」や「投資の代理・助言などの事業」、銀行などの“金融商品取引法で規定された金融商品”を扱う業種では、バーチャルオフィスを営業所として届け出をおこなうことができません。
古物商
中古品の売り買いをする古物商は、商品や在庫を置く場所や出荷場所の住所を提出し、認可を受けなければ開業できません。バーチャルオフィスでは認可が下りなかった場合、自宅やレンタルオフィスなどで申請を提出する必要があります。
このように「実際に業務を執り行う事務所」が必要な業種については、バーチャルオフィスでは許可が下りない可能性が高いでしょう。特にこれから独立・開業をしようとお考えの方は、事前にバーチャルオフィスでも申請が通るのか、申請先へ確認をしたほうが安心です。
また、金融機関から融資を受ける予定がある場合は、バーチャルオフィスの住所では審査に通らないことがあります。審査の際に事業の内容等を細かく示した書類を用意するなど、会社の信用性を高める工夫が必要になるでしょう。
バーチャルオフィスには向き・不向きがある！ 上手く活用してみよう
近年はバーチャルオフィスを利用する会社も増えつつありますが、業種によってはどうしても向き・不向きがあります。自分の会社がバーチャルオフィスに適しているかを見極めたうえで、利用するかどうかを検討しましょう。
バーチャルオフィスに向いている業種・会社なら、コストを最小限に抑えながら事業を展開していけます。新規事業を立ち上げる際や、副業で利用する場合にも便利です。
また、バーチャルオフィスにはオプションとして「貸し会議室」や「シェアオフィス」が利用できるサービスも。急な打ち合わせや会議、自宅外での事務作業が必要になった場合でも、こうしたオプションサービスを活用すればスムーズに業務を進められます。
さらなる事業の発展のために、うまく活用してみましょう。