バーチャルオフィスの利用を検討している人の中には、郵便物の扱いがどうなるのか気になる方もいるのではないでしょうか。
バーチャルオフィスで利用できるサービスの一つに、郵便転送サービスがあります。
本記事では、バーチャルオフィスの利用を検討している人に向けて、荷物の転送サービスの内容や荷物を受け取るまでの流れを解説します。
記事後半では、バーチャルオフィスの転送サービスでよくある質問についても取り上げているため、ぜひ参考にしてみてください。
バーチャルオフィスの郵便物・宅配便の転送サービスとは
バーチャルオフィスの郵便物・宅配便の転送サービスとは、バーチャルオフィスの住所宛に届いた手紙・はがきや荷物などを、利用者が指定した住所へ転送してくれるサービスのことです。
バーチャルオフィスに荷物が届くと、利用者に対して連絡が入り、荷物を受け取る流れとなっています。
私書箱との違い
バーチャルオフィスの転送サービスと混同されてしまうことの多いサービスが、私書箱です。
私書箱サービスも、郵便物・宅配便の転送や保管を行うサービスですので、両者は同じように思えるかもしれません。
しかし私書箱は、バーチャルオフィスのように住所や電話番号を借りることができないため、法人登記にも対応できません。
一方で住所を借りられるバーチャルオフィスであれば、電話番号の貸し出しサービスも存在し、金融機関での法人口座の開設も可能です。
郵便物・宅配便の保管・転送という点では同じですが、それ以外の部分で、私書箱とバーチャルオフィスの転送サービスは異なるものとなっています。
転送サービスで受け取れない荷物
転送サービスを利用する際は、受け取れない荷物があるかどうか確認しておく必要があります。
基本的に普通郵便やダイレクトメールなどは受け取ってもらえますが、代金引換の郵便物や着払いの宅配便となると、受け取りをしていないバーチャルオフィスもあります。
また、無人営業のバーチャルオフィスの場合は、サインが必要な書留も受け取ることができません。
そのほかにも、現金書留や本人限定郵便、食料品や冷凍タイプの郵便物なども受け取ってもらえない可能性が高いため、注意が必要です。
バーチャルオフィスとの契約を結ぶ前に、必ず転送サービスで何が受け取れないのか確認しておくようにしましょう。
バーチャルオフィスの転送サービスで荷物を受け取るまでの流れ
バーチャルオフィスの転送サービスを使って荷物を受けるまでの大まかな流れは以下の通りです。
- バーチャルオフィスに郵便物・宅配便が届く
- メールなどでバーチャルオフィス利用者に対して郵便物・宅配便が到着した旨の連絡が送られる
- 利用者が受け取り方法を指示する
- 利用者の元に郵便物・宅配便が届く、もしくは受け取りに行く
利用者が荷物を受け取る際に、一般的には郵送による転送、もしくは店頭での受け取りのどちらかを選ぶことができます。
郵送による転送の場合、利用者が指定した住所（自宅等）にバーチャルオフィスが郵送してくれます。
また、店頭での受け取りの場合は、利用者がバーチャルオフィの店頭窓口まで行き、荷物を受け取ります。
バーチャルオフィスの転送サービスでよくある質問
ここでは、バーチャルオフィスの転送サービスを利用する際のよくある質問として、以下の項目について解説します。
- 荷物を受け取るまでの期間・かかる時間
- 海外転送について
- 書留の受け取りについて
- 荷物を保管してもらえる期間
- 追加料金の有無
それぞれについて確認していきましょう。
荷物を受け取るまでの期間・かかる時間
バーチャルオフィスの転送サービスを利用すると、通常の郵便物や宅配便を受け取るよりも、当然時間がかかります。
どのくらい離れたところから送られてくるかによっても変わりますが、バーチャルオフィスが荷物を受け取ったあと再び発送することになるため、単純計算で通常の2倍の期間がかかると考えておいたほうがいいでしょう。
ただしバーチャルオフィスによっては、急いで転送してもらいたい場合、すぐに対応してもらえるケースもあります。
そのような場合は、バーチャルオフィスに届いてから1日程度で荷物が届きます。
海外転送について
海外に住んでいる人が、日本のバーチャルオフィスを利用しているケースもあるでしょう。
バーチャルオフィスによっては、海外への荷物の転送に対応しているところもあります。
海外からの利用を検討している場合は、まずバーチャルオフィスを提供する各社に海外転送に対応しているか確認するようにしましょう。
書留の受け取りについて
先述の通り、書留の受け取りは可能です。
バーチャルオフィスでは代理人が書留を受け取り、利用者の指定する住所に発送するケースが多くなっています。
また、不在通知を転送してもらい利用者が受け取り先を指定するケースもあります。
その場合は、受け取り可能な住所を指定したうえで再配達してもらうか、最寄りの郵便局を指定して荷物を受け取りに行くこととなります。
荷物を保管してもらえる期間
バーチャルオフィスで受け取った荷物は、保管期間が定められているのが一般的です。
ただし、保管期間はバーチャルオフィスによって2週間だったり1ヶ月間だったりと異なります。
また、荷物の大きさや荷物の種類によっても保管期間が異なるため、詳しくはバーチャルオフィスに確認するようにしましょう。
保管期間が過ぎてしまうと、荷物が廃棄処分されてしまうこともあるため注意してください。
追加料金の有無
荷物の転送の際、バーチャルオフィスによっては、追加料金が発生するケースもあります。
荷物の転送費用が基本料金に含まれているのか、荷物を1つ転送するたびに転送手数料として費用のかはバーチャルオフィスによって異なります。
また、書類やダイレクトメールなどは無料で転送を行っているものの、一定以上のサイズの荷物は追加料金が発生すると規定されているバーチャルオフィスもあります。
転送時の費用に関しては、契約前に必ず確認しておくようにしましょう。
「1回◯円の追加料金くらいならいいか」と思う方もいるかもしれませんが、1ヶ月や1年払い続けていると意外と高額になるため注意が必要です。
バーチャルオフィスによっては、荷物の転送にかかる費用を追加料金として徴収することで、バーチャルオフィスの基本利用料金を安く抑えているケースもあります。
まとめ
今回は、バーチャルオフィスの転送サービスについて、概要から私書箱サービスとの違い、荷物を受け取るまでの流れ、よくある質問などについて解説しました。
荷物の転送サービスは、バーチャルオフィス利用者にとって欠かせないものであるといえます。
一方で、荷物の種類によっては受け取りができないものもあるほか、追加料金が発生するケースもあるため、必ず受け取り可能な荷物や料金体系、保管期間など詳細を確認しておくようにしましょう。