働き方が多様化した現代社会。個人事業主やフリーランスとして働く方が増加傾向です。そんな中、バーチャルオフィスの利用者も増えています。
スタートアップ時の初期費用や、事業運営にかかるランニングコストを抑えられるなどのバーチャルオフィスには、さまざまなオプションサービスがあります。バーチャルオフィスにはどのようなオプションサービスがあるのでしょおうか。
ここでは、バーチャルオフィスを利用する際に付加できる、いろいろなオプションサービスについてご紹介します。
そもそもバーチャルオフィスとは
まずは、そもそもバーチャルオフィスがどのようなものか、その概要やメリットをおさらいしておきましょう。
バーチャルオフィスとは、仮想（バーチャル）の事務所（オフィス）を貸し出すサービスです。仮想の事務所を借りるというのは、実体のない住所のみを借りるという意味になります。
フリーランスの方や起業をしたばかりという方の中には、自宅やカフェなどを主な作業場にしている方も少なくありません。しかし、そういう場合、ホームページや名刺に職場住所として自宅の住所を記載しなくてはいけなくなります。それはプライバシー保護の観点からリスクが高いものですし、取引相手から信頼を得る際にもマイナスの要因となってしまいがちです。
そのような際に、実際の仕事は自宅で行いながら、職場住所としてバーチャルオフィスを借りることができます。名刺やホームページには自宅住所ではなくバーチャルオフィスの住所を記載できるので、プライバシーも守られ、またバーチャルオフィスの住所は一等地のものが多いため、取引相手からの信頼を得やすくもなるのです。
バーチャルオフィスのメリット
では、バーチャルオフィスを利用することで得られるメリットについて簡単に見ていきましょう。
費用を抑えられる
仕事用のオフィスを実際に借りようとすると、家賃半年以上分の敷金（保証金）や礼金などを支払わなくてはいけません。仮に家賃が10万円だとして、敷金礼金が半年ずつだとしても、それだけで60万円の出費になります。それから毎月家賃や光熱費などを支払っていかなくてはならず、かなりの出費になるでしょう。
バーチャルオフィスは敷金や礼金などは基本的になく、また月々の利用料も数千円から2、3万円前後です。かなりの経費削減になるでしょう。
プライバシーを守れる
バーチャルオフィスで仮想の住所を借りることで、プライバシーを守りやすくなります。特に女性の方であれば、職場住所として自宅の住所を公開するのはストーカーなどの被害に遭いやすくなります。バーチャルオフィスの住所を公開すること、自宅の所在地を知られることなくプライバシーをしっかり守れるようになるのです。
一等地の住所を借りることができる
バーチャルオフィスで貸し出している住所は、基本的に都心や一等地の住所となります。事務所の住所が一等地であることはビジネスをする上で非常に有利であると言えますが、一等地の事務所というのは家賃が高く、スタートアップからいきなり借りることが難しいものです。
その点、バーチャルオフィスであれば格安の利用料で一等地の住所を事務所住所として利用できるようになります。起業した直後から説得力のある住所を使えるというのは、その後の経営にも大きな影響を与えるプラスポイントになるでしょう。
バーチャルオフィスはフリーランスや起業したばかりの個人事業主の方などにとって強い味方になるものです。事業を始めようと考えている方は、ぜひバーチャルオフィスの利用を検討してみてください。
その際は、必要に応じてオプションサービスを付加させることをおすすめします。
では、次項以降で、バーチャルオフィスに付加できるオプションサービスにはどのようなものがあるのか見ていきましょう。
バーチャルオフィスにつけられる基本的なオプションサービス
追加でつけられるオプションサービスは、バーチャルオフィスの事業者によってさまざまです。しかし、基本的にほとんどの業者で提供されているサービスがあります。
まずは基本的なオプションサービスについて見ていきましょう。
郵便転送サービス
ビジネスをしていると、取引先などから郵便物が届くことがあると思います。その場合、バーチャルオフィスを利用していると郵便物が受け取れないんじゃないかと不安に思う方もいるかもしれません。
しかし、ほとんどのバーチャルオフィスには郵便転送サービスがついています。届いた郵便物を保管し、定期的に契約者のもとへ転送してもらうことが可能です。
無料で付加してくれる業者がほとんどですが、中には有料サービスになっているところもありますので、事前に確認しておくようにしましょう。
電話番号、電話代行サービス
起業すると、ビジネス用の電話が必要になることがあると思いますが、バーチャルオフィスには電話番号の貸し出しサービスと言うものがあります。一等地の市外局番のついた電話番号で、こちらでもビジネスにおける信頼感を上昇させることが可能です。
電話番号貸し出しには、電話代行サービスが付随していることがあります。電話対応のプロがかかってきた電話に応対しオーナーの不在を先方に伝え、電話の要件を伺って契約者に内容の伝達を行います。
電話番号を借りたり、電話番の職員を雇用したりすることは大きなコストになるものです。バーチャルオフィスで電話番貸し出し、電話代行サービスを利用することで、そのようなコストを削減することができるようになります。
電話番号、電話代行サービス
起業すると、ビジネス用の電話が必要になることがあると思いますが、バーチャルオフィスには電話番号の貸し出しサービスと言うものがあります。一等地の市外局番のついた電話番号で、こちらでもビジネスにおける信頼感を上昇させることが可能です。
電話番号貸し出しには、電話代行サービスが付随していることがあります。電話対応のプロがかかってきた電話に応対しオーナーの不在を先方に伝え、電話の要件を伺って契約者に内容の伝達を行います。
電話番号を借りたり、電話番の職員を雇用したりすることは大きなコストになるものです。バーチャルオフィスで電話番貸し出し、電話代行サービスを利用することで、そのようなコストを削減することができるようになります。
会議室
ビジネスをしていれば、取引相手と実際に会って打ち合わせなどをしなければいけなくなることがあるかもしれません。カフェやレストランなどで行う方もいるかもしれませんが、周囲に他人がたくさんいるような場所で取引に関する話をするのは極力避けたいものです。
バーチャルオフィスには会議室を貸し出すサービスがあり、自分たちだけでミーティングを行うことができます。
こちらは有料サービスであることが多いですが、契約して月々費用が発生するというものではなく、利用したいときに利用したい時間だけ利用し、その分の費用を支払うというパターンが多くなります。業種によっては会議室の利用が必要ない場合もあると思いますが、頻繁に人と会う必要があるとい方であればぜひ利用したいサービスです。
基本的に会議室はバーチャルオフィスの住所がある建物内にありますので、バーチャルオフィスを利用する際は、自宅からすぐ行ける、駅から近い、など立地条件についても気を付けるようにしましょう。
バーチャルオフィスにつけられるその他のサービス
それでは次に、バーチャルオフィスに付加できるその他のサービスについて見ていきましょう。以下のサービスは業者によって取り扱っていない場合もありますので、必要なオプションサービスがあるかどうか、事前に確認するようにしましょう。
受付サービス
ビジネスをしていると、思いがけないタイミングで取引相手が事務所へ顔を出すことがあります（偶然近くに来たから挨拶をしようと思ったケースなど）。バーチャルオフィスは住所だけがある状態ですので、突然の来客があった場合の対応ができません。
そういった場合に備え、バーチャルオフィスには受付サービス（来客対応サービス）を提供しているものがあります。専用のスタッフが住所が入っているビルに常駐し、突然の来客者に対応してくれます。そこで契約者の不在を伝え、来客の理由や目的を聞き、場合によっては名刺も受け取り、そのことについて契約者に伝達するというサービスです。
突然の来客に対応できず信頼を失ったり、ビジネスチャンスを逃したりするなどのリスクを軽減することができるようになるでしょう。
記帳代行サービス
起業したばかりやフリーランスになったばかりの方にとって、記帳などの経理作業は大変な業務です。経理担当者を雇うこともできますが、その分の人件費などがかさむことを考えると、なかなか簡単に雇うことはできないでしょう。
そのような際に、バーチャルオフィスが提供している記帳代行サービスを利用することができます。バーチャルオフィスの中には税理士法人と提携をしており、税理士を紹介してくれるものがあります。煩雑な経理作業を格安の費用で利用することができるので、経理関係に不慣れな方はぜひ利用を検討してみるといいでしょう。
FAX転送サービス
ビジネスでFAXを利用するという方も多いと思いますが、FAX番号やFAX機器を購入するのは大きなコストになるものです。バーチャルオフィスには電話番号貸し出しサービスと並行してFAX番号の貸し出しをしてくれるところがあります。受診したFAXの内容は別途、PDFファイルとしてメールで転送します。FAX機器を新しく購入する必要なく、パソコンがあればどこでもFAXの内容を確認することが可能です。
取引先にFAXを使っているところがあるなどの場合は、FAX転送サービスを提供しているバーチャルオフィス業者を選ぶといいでしょう。
ホームページ作成サービス
インターネットが普及した現代社会において、ホームページの作成は必要不可欠と言えます。しかし、インターネットに詳しくない方にとって、集客につながる魅力的なホームページ作成はかなりハードルの高いものであると言えるでしょう。
バーチャルオフィスには、オプションサービスとしてホームページ作成を提供しているところがあります。ホームページ作成に精通したスタッフが要望を聞きながらホームページを作成してくれるので、ネットに詳しくない方であっても安心して依頼することが可能です。
ホームページ作成に不安がある方は、ホームページ作成サービスを提供しているバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。
法人登記代行サービス
フリーランスの方や起業したばかりの方の中には、将来的に法人登記をしたいと考えている方も多いと思います。法人登記するにはいろいろ書類を用意し、煩雑な手続きをしなければいけませんが、法人登記代行サービスを利用することでそれらの作業を専門のスタッフに一任することができます。バーチャルオフィスの業者によっては行政書士事務所などと提携しており、不備なく確実な法人登記申請をすることが可能です。
バーチャルオフィスを選ぶ際には、将来的なことも考え、法人登記代行サービスを提供しているものを選ぶようにするといいでしょう。
まとめ
バーチャルオフィスには、さまざまなメリットがあり、また、いろいろなオプションサービスを付加させることができます。
働き方によっては必要なサービスや必要のないサービスがあると思いますので、事前にどのようなサービスが必要か自己分析をしたうえでバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。