これから起業しようとしている方やフリーランスとして活動している方の中には、バーチャルオフィスの利用を検討している方もいるのではないでしょうか。
バーチャルオフィスのサービスには電話番号に関するものもいくつか存在します。
本記事では、バーチャルオフィスの電話代行サービスや番号貸し出しサービスなどの各種サービスについて解説します。
また、電話番号をレンタルするメリットや電話番号レンタルに関してよくある質問についても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
電話の転送・代行・貸し出し等のサービスの種類
電話の転送・代行・貸し出しサービスなどにはいくつかの種類があります。
バーチャルオフィスで利用できるサービスについて説明する前に、まずは、以下のサービスについて解説します。
- 電話転送受信・着信転送サービス
- 電話代行サービス・受付センター・電話秘書サービス
- 電話番号レンタルサービス・発行サービス
- 電話番号通知発信サービス
電話転送受信・着信転送サービス
電話転送受信・着信転送サービスとは、電話がかかってきた際に、自身で指定した別の電話番号に転送できるサービスです（固定電話番号から携帯電話番号へ転送など）。
相手が電話をかけるとそのまますぐに転送され、転送先の電話に着信の呼び出し音がなります。
電話をかける方は、転送設定がされていることがわからないようになっています。
ただし、一部携帯電話の「プププ」という音や外出先の受信により、転送していることが相手にバレてしまうこともあります。
電話代行サービス・受付センター・電話秘書サービス
電話代行サービスや受付センター、電話秘書サービスは、レンタルした番号にかかってきた電話を代行スタッフがとり対応するサービスです。
名称こそ異なりますが、サービス内容はいずれも同じです。
代行スタッフは、利用者から指定された屋号もしくは社名を名乗って電話をとり、「担当者は不在」として対応してくれます。
また、その際相手の名前や連絡先、要件などを確認したうえで、利用者に連絡を入れてくれるため、後から対応することが可能です。
間違い電話や自社に不要な営業電話への対応を行う必要がなくなる点がメリットと言えるでしょう。
電話番号レンタルサービス・発行サービス
電話番号レンタルサービス・発行サービスは、固定電話の電話番号をレンタルできるサービスです。
東京であれば「03」から始まる番号が固定電話番号になっています。
レンタルした固定電話番号宛に電話ががかかってきたときには、指定した電話番号（携帯電話番号など）に転送される仕組みです。
レンタルした電話番号は、自社の電話番号として利用でき、ホームページや名刺に記載することもできます。
電話番号通知発信サービス
バーチャルオフィスとは、実体のない架空の事務所の住所のみを借りるサービスです。
住所以外にも、電話番号やFAX番号などをレンタルできる場合もあります。
仕事を自宅で行っていてそれぞれの住所を分けたい方、固定電話の番号を取得したい方などにぴったりのサービスです。
実際に住所や電話番号を自分で用意するとなると費用がかなりかかりますが、バーチャルオフィスであれば、安い金額でレンタルできます。
バーチャルオフィスの電話サービスとは
先ほども説明しているように、バーチャルオフィスでは電話番号のレンタルが可能です。
ここでは、バーチャルオフィスの電話サービスについて、以下の観点から利用するメリットを紹介します。
電話サービスを利用するメリット
電話サービスを利用するメリットは、仕事とプライベートをはっきりと分けられる点です。
プライベートの携帯電話しか持っていない場合、名刺にその番号を記載すると、友達や家族からの電話と仕事関係の電話を同じ携帯電話で管理することになるため、プライベートと仕事が混同する可能性があります。
また、事業を行う中で金融機関に融資を依頼する機会が出てくるかもしれません。
このとき、提出する書類には固定電話の電話番号を記載する欄があります。
中には固定電話を持っていないと融資が受けられないケースもあるため、電話サービスを利用しておくことをおすすめします。
03番号（固定電話番号）を取得するメリット
固定電話番号を取得する大きなメリットとしては、取引先からの信頼感を得られる点が挙げられます。
企業や担当者にもよりますが、固定電話の番号が記載された名刺と、携帯電話の番号が記載された名刺とでは、前者の方を好む方・信頼する方は少なくありません。
また、商品の販売を行なっている場合、購入者が携帯電話の番号のみ記載されている名刺を見て「この会社は詐欺会社ではないか？」と疑う可能性もゼロではないでしょう。
固定電話の電話番号を用意しておくことで、信頼獲得につなげることができます。
バーチャルオフィスの電話サービスでよくある質問
最後に、バーチャルオフィスの電話サービスでよくある質問として、以下の項目を解説します。
受信だけでなく発信もできる？
電話サービスは、受信はもちろん発信も可能です。
こちらから電話をかける際は、携帯電話の番号ではなく固定電話の番号を表示できるため、相手に携帯電話からかけていることがバレる心配はありません。
基本的にはどのバーチャルオフィスでも、発信に対応していますが、利用する前に念のため確認しておくといいでしょう。
FAXは受け取れる？
バーチャルオフィスでは、インターネットを利用することでFAXの受け取りも可能です。
FAXの受け手は、メールを利用してPDF形式で原稿を受け取ります。
この形式であれば、FAX機を持っていなくても、時間や場所に関係なくFAXの受け取りができるため、仕事もスムーズに進められるでしょう。
サービスの対応時間は？
バーチャルオフィスのサービス対応時間は、9時〜18時や9時〜17時などのビジネスアワーに沿った時間帯が一般的です。
ただし、バーチャルオフィスのサービスを提供している企業によって異なる場合もあるため、こちらも事前に確認しておきましょう。
名刺やホームページ、パンフレット等に記載できる？
バーチャルオフィスでレンタルした電話番号は、自分の名刺や自社のホームページ、サービスのパンフレットなどに記載しても問題ありません。
名刺などにのせる電話番号を必要としている方、固定電話の電話番号を示して相手からの信用を得たい方は、ぜひ積極的に活用してみてください。
まとめ
今回は、バーチャルオフィの電話代行・番号貸し出しサービスなどの各種サービスの概要から、サービスを利用するメリット、よくある質問などについて解説しました。
起業したばかりでオフィスを持っていない方、自宅で作業を行うフリーランスの方などにとって固定電話の番号が取得できるバーチャルオフィスは非常に便利なサービスです。
名刺やパンフレットにも記載でき、こちらかの発信にも対応しているため、活用することでより効率よく業務に取り組めますよ。
ぜひバーチャルオフィスの利用を検討してみてくださいね。